ネコ部長のお役立ちブログ

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【会議】会議の目的とありかたについて考えてみる

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こんにちはネコ部長です。

会社や組織の中において会議は切っても切れない存在ですが、

会議と称してダラダラと時間ばかり浪費されていることも少なくありません。

そこで今回は、会議の目的とありかたについて考えてみましょう。

 

 

会議とは

会議とは本来、その議題に関わる人たちが集まって様々な意見を出し合い、

それを集約させて組織としての意思決定をする場です。

よく混同させてしまいがちなのが、会議とミーティングです。

ミーティングは、会合や打ち合わせといった形で評議することですが、

会議は組織として意見を出し合い最善の事を決めることなのです。

会議とは、意思決定の場なのですよ!

会議の目的

会議はただ集まって適当に話し合えばいいというものではありません。

組織として目的を持った形で臨む必要があります。

それでは会議の目的とはどういうことですか?

 目的

会議の最大の目的は、会社が抱える様々な問題解決や課題達成のために、

参加者全員が自由に自分の意見を述べ合い、会社にとって最善の意思決定

をすることにあります。

フムフム・・なるほど、そのために必要なことってありますか?

 必要なポイント

会社にとって最善の意思決定を行うために必要なことがあります。

  1. 話し合いで問題を解決する
  2. 組織内の意見を統一する
  3. 有力な情報を収集し周知する
  4. 参加者の能力向上を図る

 

ポイントとしてはこのようになりますが、もう少し噛み砕いて説明すると

次のようなことが必要になります。

 ・コミュニケーション能力・交渉力・説得力を磨く

・リーダーシップ能力・調整能力を高める

・情報収集力(インプット)・情報分析力(プロセス)・情報編集力

(アウトプット)を磨き高める

・参加者の能力を磨く・意識変革を促進する・職務遂行能力・

 対人関係能力を高める

 といったことが求められるのです。

 

会議の事前準備

会議を開くにあたって確認しておくべきことがあります。

  1. 時間
  2. 場所
  3. この会議の目的(ゴール)
  4. 出席者
  5. 資料
  6. 会議の設備
  7. 議事録

どのような会議であっても招集するため、あるいは参加するために

このようなことは確認しておきましょう。

またスムーズな招集をするために、必ず事前に会議のお知らせを

発信しておくことが大切です。

招集のひな形があれば、告知漏れもなく安心ですよ!

 会議の流れを整理してゴールを目指す

目的を失った会議は、ダラダラとした無駄な時間にしかなりません。

ゴールに向かって参加者の意見を整理しながらナビゲートしていく

役割、つまり会議の進行役が重要になってきます。

参加者の発言を引き出し、参加者全員が納得できる会議にするために

時間管理や議題がそれないよう修正する必要があります。

会議がダラダラとしてしまう要因とは何がありますか?

会議を滞らせる要因 

会議がダラダラしたり、滞ってしまうにはいくつか要因がありますが

よくある事例がこちらです。

議題が事前に共有されていない

参加者が何のための会議なのかを理解しておらず、または知らされて

いない人が参加しているため、意見が出てこない。

目的があいまいになっている

何をどこまで決めるかなどの目的があいまいになっているため、

延々と議論ばかりしていて結論が出てこない。

決定している事項の再検討

決まった話を蒸し返していて、なかなか先に進まなくなっている。

こうなってしまうと決まったこともあやふやになってきて、

議案自体が戻されてしまうことになります。

会議の問題点

会議そのものに問題点はないのでしょうか?

 参加者が会議そのものに不満を感じていることがあるのも事実です。

それではどのような不満があるのでしょうか。

会議への不満

会議に参加したかたが感じている不満に思うことの

項目をいくつかあげてみました。

・会議が長い

・いつも同じ人が発言している

・話がすぐ脱線する

・資料を読み上げているだけの報告会になっている

・会議の場で叱責や上げ足をとる

 

会議が終わった後にこのような不満が上がっています。

実際に私の会社でもこのような場面を見かけることが多く

参加者の会議への参画意欲も低くなっています。

参加者の問題点

会議は主催する側にだけ問題があるわけではありません。

参加者自身が会議に対しての参画意識が低いと、いくら会議の議案や

進行など整えていても内容の薄い会議になってしまいます。

 参加者の問題点として何が考えられるのでしょうか?

参加者の問題点としてもいくつか考えられますが、例として

次のようなことことが挙げられます。

・参加するだけで発言しない

・資料を持ってきていない

・会議に遅刻してくる

・自分の発表の事だけしか考えていない

 ・部署の代表としての自覚がない

 

こうなると何のための会議なのかすら分からなくなってきますよね!

 私は立場上たくさんの会議に参加していますが、中には会議が始まって

から終わるまでほとんど居眠りしていたり、スマホをいじっていたり

しているかたを見かけます。何をしに会議に来ているのかさえ疑うこと

があります。

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参加者の心得

よい会議にするためにも参加者も心得ておかなければならないことが

ありますが、それが次の通りです。

  1. 会議の目的、議題の確認
  2. 部署を代表する意見の集約
  3. 自分なりの意見の組み立て
  4. 他の参加者の意見を予測
  5. 自分の意見を補強する資料の準備
  6. 会議中の自分の業務の調整

フムフム・・なるほど、参加者側にも責任はあるのですね!

まとめ

会議は組織の意思決定の場ですので、主催する側と参加する側が

真剣に考えて臨まなければならないといけません。なぜなら、

会議が業績そのものを左右するからです。

そのためにも、会議の目的を明確にして会議のありかたを正しく

理解することが大切だと考えます。

いかがでしょうか。会議は全員で創っていくものですよ!

とても勉強になりました。私も気をつけていきます。

会議はとても重要なのですね!ありがとうございました。

ご覧いただきありがとうございました。