ココさん、ちょっといいかしら？午後からいつもお世話になっている
取引先に訪問することになったので準備しておいてね。
はい、わかりました。ええっと、何か持っていくものとか、
気をつけることとかありますか？
こんにちはネコ部長です。
ビジネスマナーのなかで、取引先や営業先などを訪問する時に、気をつけなければ
いけないのが訪問するときのマナーです。このマナーが守られていないと、相手を
不快にさせてしまうだけでなく、自社にとっても大きな損失を生むことになります。
そこで今回は、取引先を訪問するときに気をつけておくマナーについてお話しします。
訪問する前にチェックしておくこと！
訪問を有意義なものにするためには事前準備が重要です。訪問先では自分が
会社の代表だということを意識して失礼のないようにしなければなりません。
そのためにも訪問する前にチェックしておくポイントを紹介します。
１．訪問先の下調べをしておく
訪問先について、なんの知識もないまま会ってはいけません。取引先であれば
多少の知識があっても、しっかりと下調べをしておいたほうがよいでしょう。
業界の話しであったり、担当のかたが分かっていればその人の興味をもって
もらえる話題などを準備しておいたほうが、いざという時に好感を得られます。
２．身だしなみが重要！
人の第一印象は身だしなみで決まるといっても過言ではありません。
メラビアンの法則によれば、人に与える印象の度合いについて「７ー３８ー５５」
ルールというものがあり、言語情報が7％、聴覚情報が38％、視覚情報が55％と
いった研究結果が出ています。つまり、身だしなみがいかに重要だということが
お分かりになると思います。ネクタイが緩んでいたり曲がっていないか、髪が乱
れていないか、スーツがヨレヨレになっていたり汚れていないかなど、細かいと
ころまでチェックしておきましょう。
見た目がダメで、話し方がダラッとしている。しかも話しの内容がよくわからない
となれば、もう終わったも同然です。しかし身だしなみだけでもキッチリしておけ
ば、誠意だけは感じてもらえるのではないでしょうか。
化粧や香水にも気をつけましょうね！
３．持ち物をチェックしておく
訪問時に必要な持ち物をチェックしておきましょう。資料などは訪問先の担当の
かたの分だけでなく、余分に準備しておくことで相手先の人数が増えたときなど
に対処することができます。名刺も合皮や革製などの名刺入れに少なくとも20枚
以上入れておくようにしましょう。ただし名刺をお尻のポケットから出すような
ことが無いようにしてください。大事な名刺をお尻に敷いているとなれば印象は
悪くなってしまいます。上着のポケットか、胸ポケットに入れておきます。
また、カバンにも注意してください。おしゃれなバッグやボロボロのカバンは、
相手に悪い印象しか与えません。適切なビジネスバッグを使用しましょう。
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４．時間を確認する
言うまでもありませんが、時間を守るのは当然です！
訪問は相手の貴重な時間をいただいていることを意識し、予定通りに終われるよう
行動しなければなりません。そのためにも必ず確認しておくことは、次の事です。
・訪問場所
・交通手段と所要時間
・面会時間
・終了時間
訪問場所に関しては、たまに伺う事業所 を聞き間違えたりしてしまうケースも
ありますが、アポイントを取ったときに必ず復唱して確認しておきましょう。
訪問前には必ずアポイントを取っておきましょうね。
アポなしは迷惑になりますので気をつけましょう！
また、訪問先までの交通手段や所要時間も確認しておきましょう。面会時間に
早すぎても遅すぎても相手の迷惑になってしまいますので、面会時間の10分前
に到着するように調整します。終了時間に関しては、どのくらいの時間を頂戴
出来るのかを事前に確認しておき、その時間には終われるように話しをします。
５．手土産にも注意しておきましょう！
訪問する際に手土産として何か持っていくこともありますが、注意することは
訪問先の近くで購入しないことです。「わざわざ寄り道するのも面倒だから」
といって、訪問先の近所で用意してしまうと感謝の気持ちも薄らいでしまいます。
手土産として用意する物も、無難なところではクッキーやお菓子といったところ
ですが、相手先の好みに合わせたものを用意しておくのもいいでしょう。
手土産は、相手に喜んでもらいたいという気持ちが大切なのです！
訪問先でのマナーとは
次は、訪問先でのマナーについてお話しします。
ここで大切なことは礼儀ですので、相手に失礼のないようにしていかなければ
いけません。それではどんなところに気をつけるのかを説明します。
１・挨拶は礼儀正しく行う
訪問先の玄関に着いたら、身なりを整え、冬であればコートはここで脱いで
片手に持ちます。手袋やマフラーも同様です。それからチャイムを鳴らすか
受付に進み訪問の挨拶をします。
２．部屋に通されたら
部屋の通されたら、座る前に名刺交換をしてしっかり挨拶をします。
座る席は勧められた場所に座りますが、基本は下座に座るのがマナーです。
また、ビジネスバッグなどの大きいものは下に置き、小さいバッグであれば
ソファーの上に置くようにしましょう。またいただいた名刺は名刺入れに載せ、
テーブルの上に置きます。
３．話しの流れをつくる
話しの流れとすれば、次のようにしていきます。
導入 → 本題 → 切り上げ → 退出
と、このような流れをつくっていきます。
導入とは、いきなり本題に入るbのではなく、軽い雑談などをしていき緊張を
ほぐしていくことです。事前準備で調べたことがここで活かされますね。
本題とは、訪問した要件を「簡潔に、謙虚に、丁寧に」伝えていきます。
言葉使いや、専門用語を並べ立てた言い方には十分注意してください。
切り上げとは、「クロージング」ともいい、要件が終わったら訪問側が切り
上げるようにします。その際に、面会いただいたことへの感謝を伝え、名刺
をしまいます。
退出とは、文字通り部屋を退出するのですが、相手の案内を待たずに自分から
先に退出します。その前に必ず忘れ物がないかを確認しておきましょう。
また、訪問時に出された茶菓子などは残さないように
いただくのもマナーなのですよ！
訪問後のマナーとして
特に初めて取引先に訪問した後では、お礼状を出すのが正式なビジネスマナー
です。しかし、最近ではお礼メールでも問題ないとされています。
メールに関しては、当日や翌日には送信しますが、お礼状は訪問後一週間以内
に先方へ届くようにしましょう。
まとめ
いかがでしょうか。
訪問するときのマナーについてお話ししましたが、やはり一番大切なのは礼節を
重んじることです。商談において内容だけの話しであれば資料やデータを予め送
っておき、説明や不明な点などもすべてメールで済ませればいいことです。
しかしわざわざ訪問するということは、そこに別の目的があるはずですので、
そこをしっかりと意識することが大切なのです。そのためにもマナーを守って
健全な取引をしていきたいものですね。
フムフム・・なるほど、よくわかりました。
自分の品格は会社の品格にもなりますので、マナーを意識して訪問します！
そうね。でも意識しすぎて固くなってしまうと相手に気を使わせて
しまうので、リラックスして行きましょうね。
ご覧いただきありがとうございました。
