ネコ部長のお役立ちブログ

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【WEB会議】スムーズな会議はココが大切!WEB会議の上手な進め方5つのポイント

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センパ~イ‼
たすけてくださいっ!(´;ω;`)

なになに⁉ ちょっとどうしたの?そんなに慌てて!

じつは....。今度の企画会議なんですが、WEB会議になったそうなんです。
そこで課長?から電話で「議事進行役を頼んだよ!」って言われたんです!

そういえば...そんなこと言ってたような気が...。
だったらその課長にどうしたらいいか聞いてみたらどう? 

こんにちはネコ部長です。

在宅ワークなどが進んでいるなかWEB会議(オンライン会議)は、とても効率的、かつ効果的な手段として導入している企業が多くなっています。

しかし、通常の会議と違って会議の進め方に悩んでいるかたも多いと思います。

今回はWEB会議の上手な進め方5つのポイントについてお話ししましょう。

 

 

WEB会議のメリットとは 

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WEB会議を行うにあたって、どのような準備が必要なのでしょうか?

まずは、WEB会議のメリットを考えてみましょう。

WEB会議のメリット

・コストを削減できる 
・時間短縮に貢献できる 
・リアルタイムでコミュニケーションがとれる 
・資料やデータの共有ができる

と、大まかにはこのようなことが挙げられます。

会場を手配したり、わざわざオフィスに来てもらったりと、移動や会場にかかる費用が発生します。また、移動にかかる時間も考慮しなければなりません。

そういったコストや時間が大幅に削減できるといったメリットがあります。

また、リアルタイムで複数人とコミュニケーションも取れ、意思決定のスピードも上がるのと、インターネットを使うので資料やデータの共有やが随時可能となるのです。

このメリットを最大限に活かすことが、WEB会議の進め方のポイントにもなるので覚えておいてね。

 

WEB会議の上手な進め方のポイント 

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効率的、かつ効果的なWEB会議にしていくためには、やはり進行役にすべてがかかっているといっても過言ではないでしょう。

そこで次のポイントをしっかり抑えておけば大丈夫でしょう。

① 事前準備

この会議の目的やゴールを伝えておくことが大切です。

そのためにはアジェンダを作成し、会議の1か月前には参加者に連絡しておく必要があります。

biz.trans-suite.jp

事前に必要な資料にも目を通させておくことで、スムーズに会議を進めることができるのよ!

 また、会議の役割もしっかり決めておきましょう。

・進行役 ・議事録 ・タイムキーパー ・機器担当

② 必要な機器のテストをする

会議に必要な機器は、前もってチェックをしておくことが重要です。

カメラやマイクなど、正常につながるかを会議の直前や始まってからテストしても意味がありません。もしトラブルがあった場合に対処できなくなり、それこそ時間の無駄というものです。

また、参加者のPCにWEB会議で使用するシステムも用意しておきましょう。

おススメなのがこちらのシステムです。

Zoomミーティング - Zoom

私の会社では実際にZoomを使っています!

③ リハーサルを行う

会議をスムーズに進行させていくためにはリハーサルは欠かせません。

特に初めて進行役を任された場合は、最初で躓いてしまうと場の雰囲気がシラケてしまい、後味の悪い結果になってしまいます。そのためにもリハーサルは念入りに行っておくことをお勧めします。

ひえええっ!そんなにプレッシャーを与えないでください...。

④ 会議終了時の確認事項

無事に会議も進んで、いよいよ終了を迎えたとしても安心してはいけません。

会議終了時には、次の点を明確にしておきましょう。

会議終了時の確認事項

・会議での決定事項
・ネクストアクション 
・次回の会議日程

 また、会議を振り返った感想や参加者にお礼を伝えることで、お互いに気持ちよい状態で会議を締めることができます。

会議の振り返りは、ポジティブな感想を伝えることが重要だよ!

⑤ 会議終了後 

無事に会議が終了したところで、今回の議事録を参加者全員に送るようにしておきましょう。また、参加者には会議のアンケートを一緒に送ることも大切なことです。

率直な意見や感想を記入してもらい、アンケートの結果を共有することで、次の会議に活かすことができます。

もちろん、会議参加者の心構えも会議の良し悪しを決める大切な要素でもあります。

 

www.nekobuchou.com

 

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まとめ 

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いかがでしょうか。

WEB会議の上手な進め方のポイント5つをお話ししましたが、何も進行役一人がすべてをする必要はありません。会議における役割を決めて互いに協力し合うことがスムーズな会議の進行に繋がるのです。要はチームワークです!

「仕事は段取りが命!」ですので、事前準備に手を抜かないようにしておきましょう。

フムフム、なるほどよくわかりました。課長ありがとうございました。
って、課長は...どこに行ったのですか?

あっ、ええっと...、そうそう、なんか急な仕事が入ったみたいで、
急いでどこかに行っちゃったみたいね...。

そういえばあの課長って、どこの課の課長でしたっけ?
なんかどこかで見たような気がするのですけど...。

まあまあ、あまり細かいことは気にしないほうが...。
それよりもほら、早く資料用意したほうがいいんじゃないの?

それでは効率的、かつ効果的な会議を進めていきましょう。

ご覧いただきありがとうございました。