クロミさん。今度のプレゼンで使う資料なんですが、細かい説明が
多いので、もう少しシンプルにまとめてください。
分かりました。それでは 、修正したものを16時までに
提出いたします。
こんにちはネコ部長です。
会議などで準備されているプレゼン用の資料ですが、中にはやたら細かい説明が入っていたり、何を伝えたいのかがさっぱりわからないようなものがあります。
そこで今回は、プレゼン資料の作成ポイントについてお話しします。
こんな資料見たことありませんか？
会議が終わった後に、「結局なんだかよくわからなかったな」と感じていたとすれば、そのプレゼンは失敗ということになりますが、そのなかでもやはり使われた資料に魅力を感じなければ、理解しようという気にはなりません。私は立場上、いろいろな会議に出席したり、また自分自身がプレゼンをするという機会もありますが、その魅力のない資料には次のような傾向があります。
・タイトルやキーワードがない
・1枚のスライドにいろいろ詰め込みすぎている
・何を言いたいデータなのか分からない
・相手側のメリットが感じられない
・商品の紹介ばかりで終わってしまう
・全体のストーリーが見えない
このように、あげれば キリがありませんが、要は「だからどうしたいのか」が伝わってこないということです。「何か質問はありますか？」と言われた時に、こういった質問が飛び交っているのもよく見かけます。
資料作成のポイント！
それでは資料作成のポイントを紹介しますが、考えることはたったこれだけです。
・メッセージを考える ・相手のメリットを考える
・ストーリー構成を考える ・メッセージを補強する
・必要なデーターを集める ・スライドを作成する
・完成後に見直す
となりますが、順に説明していきましょう。
1.メッセージを考える
メッセージを考えるとは、何かを説明しただけや情報を提示しただけの資料ではなく、その資料を通じて何が言いたいのかというメッセージを明確にすることが大切なのです。メッセージには、伝える側の要望と相手側のメリットがあれば説得力も増します。
2.相手のメリットを考える
伝えたいメッセージが決まったとしても、自分の考えを主張するだけでは相手は納得してくれません。相手が知りたいのは自分にとってのメリットです。意思決定するのは相手なのですから、聞き手の方向性を把握し、それを意識した資料にしましょう。
3.ストーリー構成を考える
ストーリー構成は、その人の立場に合わせた視点を取り入れることが重要です。同じ会社でも、その人が置かれた立場によって求めていることや重視するポイントが異なってきます。経営者向けであれば、経営戦略や経営理念に直結する内容で、管理職であればコスト感などを明確にする、現場担当者であれば、具体的に現場の仕事にどう役立つかを考える。このように、その資料は誰に見せるのかを考えてみましょう。
4.メッセージを補強する
その資料を通して伝えたい結論、つまりメッセージを補強する要素を加えることで、なぜそのメッセージが重要なのか、なぜそれを採用すべきかが明確になり、説得力が生まれてくるのです。そのためにも、そのメッセージにはどんな追加要素が必要かを事前に洗い出しておきましょう。
5.必要なデーターを集める
資料作成は下準備が大切です。いきなりパワーポイントを起動して1つ1つのスライドを作り始めたりする人がいますが、いきなり細かい話しから始まってしまい全体につながりのない説得力の欠けた行き当たりばったりの資料になってしまいます。必要なデータを集め、短い言葉と図形などを使って大まかな展開をざっくり作り、最終的にメッセージへと収束するような構成を考えていきましょう。
6.スライドを作成する
いよいよスライド作成に取り掛かりますが、大まかなストーリー展開を元に、メモ帳などを使ってスライドのタイトル一覧を作ります。この段階で一度上司や関係者に見せて色々な意見をもらえれば理想的です。目次が決まってしまえば資料全体の流れもつかめるので、相手が続きを知りたくなるような目次構成を心がけましょう。
7.完成後に見直す
スライドが完成したら次の点を見直してみましょう。
・「目次」「本編」「まとめ」の3パートになっているか
・提案は「課題・解決法・結論」のワンセットになっているか
・流れを止めてしまう情報は「補足」にまとめてしまう
このように見直してみて、本編の資料と補足資料とに分けて準備しておきましょう。
また、本編の資料は多ければいいというものでもなく、相手がじっと聞いてもらえる時間を考慮すれば、10枚くらいが丁度いいと思います。逆に少なければその分説明の時間が長くなるので、なおさら聞いてもらっているかが心配になってきます。
まとめ
いかがでしょうか。
プレゼン資料の作成ポイントの要点をつまんで説明しましたが、これだけでも随分と変わってきますので、「だからどうしたいの？」と思われないための資料を作成していきましょう。この他にも様々なポイントがありますが、このような本もありますので、是非、参考までに読んでみてください。私も参考にしています。
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部長 、出来上がりましたので、ご確認お願いいたします。
クロミさん、ありがとうございます。素晴らしい資料に仕上がっていますよ！これで安心してプレゼンができますね。
ご覧いただきありがとうございました。
