ネコ部長のお役立ちブログ

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【タスク管理】仕事の効率化を図るタスク管理について考えてみる

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センパ~イ、助けてください!(>_<)

 どうしたのココさん、何かあったの?

 実は、アレコレ仕事を引き受けていたら、もうどれから手を付けていいかわからなくなってしまいました...。

もうしょうがないわね。引き受けた以上は今さら断れないし・・・。
そうね、一旦やることを整理してみましょう!

 

 

こんにちはネコ部長です。

タスク管理という言葉は一度くらいは聞いたことがあるかと思いますが、

この人材不足の世の中、特に管理職の人が抱える仕事量は増えていくばかり

ではないでしょうか。私自身もそのうちの一人でもあります。

 

それではどのように管理していかなければいけないのかをお話ししていきます。

タスクとは

 

タスクとは 
コンピューターが処理する仕事の最小単位のことを指しますが、
ビジネス用語としては、課せられた仕事や課題のことを意味します。

 タスクとは - コトバンク

 

よく仕事のことを「ジョブ」っていってますが、
「タスク」と「ジョブ」は何が違うのですか?

 たとえば、新しいお店をオープンするとか新商品を開発するなどが「ジョブ」

つまり「プロジェクト」にあたりますが、そのための必要な作業や課題など

が「タスク」になるのです。

 

そもそも「 ジョブ」とは、仕事・職業・役職・地位のことを
言います!

タスクを管理して仕事の効率化を図る

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タスクの意味については理解してもらえたかと思いますが、このタスクを

どのように管理していかなければいけないのでしょうか。

私なりのポイントとしては次のように考えています。 

タスク管理のポイント

・時間管理と期限管理
・優先順位をつける
・自分しかできないことなのかを考える

時間管理と期限管理 

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ただやみくもに課せらた作業をするのではなく、その作業がどのくらいの

時間がかかるのか、また仕事には必ず期限があるので、その期限内に終わら

せることができるのかを、短期・中期・長期と分類していきます。

 

www.nekobuchou.com

 

優先順位をつける 

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作業の優先順位を決めていきます。その作業の優先度を決めていかなければ

効率化は図れません。具体的には次のように分けていきます。

 

・重要かつ緊急度の高いもの
・重要ではないが緊急度の高いもの
・重要ではあるが緊急度の低いもの
・重要ではないし緊急度の低いもの

 

このように分類してみると、優先順位が分かりやすくなりますね。

自分しかできないことなのか考える

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その作業が自分にしかできないことなのか、誰でもできることなのかを考えて

みましょう。誰でもできることであれば、無理にその作業を引き受ける必要は

ありません。一度引き受けたからといって断りづらいところもあると思います

が、作業が遅延してしまうとかえって迷惑をかけてしまうことになります。

事情を話して他の誰かに依頼することも大切なことです。

その作業を引き受ける前に、内容や期限などを確認することが
大切なのですよ!

まとめ

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いかがでしょうか。

タスク管理の重要なポイントが理解できたかと思いますが、目的は仕事の効率化

を図り、成果に繋げていくことにあります。自分の容量を超えたことをすれば

業績に大きく影響を与えてしまうことになるかもしれませんね。

また、タスク管理に便利なツールもありますので、ぜひ活用していきましょう。

 

cp.teamhack.io

 

 センパイありがとうございました!おかげで無事に完了することができました。

いえいえ、どういたしまして。私もタスク管理について色々と
考えさせられましたから。部長もありがとうございました。

 

ご覧いただきありがとうございました。