ネコ部長のお役立ちブログ

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【報連相】業務をスムーズに進めるための必要なコミュニケーション

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こんにちはネコ部長です。

組織で仕事を進めるうえで「報告・連絡・相談」は必須ですが、

怠ったばかりに取り返しがつかなくなることもあります。

 

 今回は、業務をスムーズに進めるための必要なコミュニケーションとして

ホウ・レン・ソウ(報・連・相)についてお話しします。

ホウ・レン・ソウとは

チームで行っている仕事をスムーズに進めていくために、必要不可欠

なのが、報告・連絡・相談です。その頭文字を取って「ホウ・レン・ソウ」

と呼んでいますが、報・連・相とはそれぞれどんなことを指すのでしょうか。

報告

担当している仕事の経過や結果を告げることです。この時に、ミスを

してしまった場合も必ず報告します。

先輩すいません,今日の会議出席人数を間違えていて、資料が足りなくなりました!

連絡

業務に関連する方達と情報を共有したり、気持ちや考えを知らせる

ことですが、仕事を滞りなく進めるためにも、遅刻や欠勤の場合は

必ず連絡をするのは常識です。またトラブルが発生した場合も速やかに

上司に連絡をしましょう。

ココさん、わかりました。急いで用意しますので部長にはそのように伝えておきますね。

相談

業務上で不明点や疑問が生じた時に、ひとりで勝手に判断せず

上司や先輩にアドバイスや判断を仰ぎましょう。

クロミさん連絡ありがとう。それでは至急準備してください。
ココさんも一緒にお願いしますね。

ホウ・レン・ソウのポイント

報告・連絡・相談をする際に気をつけなければいけないことが

いくつかあります。そのポイントをおさえて伝えていきましょう。

  1. 何を伝えるのかを明確にする
  2. 事実と推測を混ぜないようにする
  3. 具体的なことをハッキリと伝える
  4. 自己判断はしないこと

悪いことほどスピーディーに!

よくお客様からクレームをいただいたときや、何かミスをしたとき

など、上司に叱られるとかで報告が後回しになってしまい、重大な

問題に発展してしまうケースもあります。

 

私自身まだ入社したての頃、お客様からちょっとしたクレームをいただいた

のですが、上司に報告を怠ってしまったがために対応も遅れ、2次クレーム

に発展した経験があります。報告が遅れた原因はやはり叱られるのが嫌だった

からです。

悪い報告ほど、早く・正確に・正直に行いましょう!

時間が経つほど打つ手がなくなってきますね!

伝えるときに必要な5W1H 

報告・連絡・相談をするときに、相手に伝えたいことが伝わらなければ

意味がありません。そこで役立つのが5W1Hですのここをしっかり

おさえておけば安心です。

・誰が(Who)

・いつ・いつから(When)

・どこで(Where)

・何を(what)

・なぜ(Why)

・どのように(How)

 

もうひとつ大切なこと

報告・連絡・相談についてお話ししてきましたが、もうひとつ

大切なことがあります。それは「確認」です!

 

会社において確認とは、事実を確かめることですが、たとえば

「機械が故障した」と報告をするときに本当に故障しているのかを

確認しておかないと、故障だと思い込んで修理業者を手配し、みて

もらったら、実は故障ではなく部品が外れていただけだった。

しかし業者を手配してしまったので費用が発生してしまった。

といったことになります。

 

また「連絡」についても、取引先にお伺いする時間を連絡しています

といって、ちゃんと相手に伝わっているのかを確認していないと

トラブルになります。よくあるのが、「メールで連絡しています」

といったケースがありますが、メールは相手が見ないかぎり内容は

伝わらないので、メールだけではなく電話でメールを送ったことを

確認することが大切です。

 

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まとめ

いかがでしょうか。

報・連・相は業務をスムーズに進めるためでなく、相手のことも考えて

行うことが大切です。ここをおろそかにしていると信頼関係が失われ

ただの伝言ゲームになってしまい業務に大きな支障が出てきます。

相手とのコミュニケーションを深めるためにも、ホウ・レン・ソウを

上手に使っていきましょう。

報連相のおかげで無事会議も終わりました!ありがとうございます

それはよかったです!私たちもしっかり確認しておかないといけませんね

そうですね、次はしっかり確認しておきます!部長おつかれさまでした

 

ご覧いただきありがとうございました。